Configurer un serveur d'impression d'entreprise : guide d'installation et gestion réseau efficace

Préparer le serveur : prérequis techniques et réseau

Avant d’installer un serveur d’impression, il est essentiel de s’assurer que l’infrastructure est prête, aussi bien au niveau matériel que réseau. Une configuration mal anticipée peut entraîner des erreurs d’impression, des conflits de pilotes ou des interruptions de service. Voici les éléments indispensables à vérifier.

Prérequis techniques

Serveur Windows dédié : physique ou virtuel, fonctionnant sous Windows Server 2016, 2019 ou 2022, avec un accès administrateur complet.
Accès stable au réseau local (LAN) : le serveur doit être dans le même sous-réseau que les imprimantes ou disposer d’un routage correct si elles sont distribuées.
Pilotes d’impression compatibles : téléchargez les pilotes PCL6 universels ou PostScript depuis les sites constructeurs (HP, Brother, Canon...). Vérifiez leur compatibilité avec Windows Server.
Inventaire IP précis : assurez-vous de connaître les adresses IP, le masque, la passerelle et le DNS de chaque imprimante réseau.

Bonnes pratiques IT

Réserver une IP fixe pour chaque imprimante via une réservation DHCP ou une configuration manuelle sur l’appareil. Cela garantit que le serveur pourra toujours s’y connecter.
Évitez les connexions Wi-Fi pour les imprimantes réseau critiques : privilégiez l’Ethernet pour une meilleure fiabilité et vitesse.
Documentez les emplacements et noms des imprimantes (ex : HP-LJ4200-Compta-RDC) pour une administration plus claire, surtout dans un environnement multisite.

Installation du rôle « Services d'impression et de numérisation »

Pour transformer votre serveur Windows en un véritable centre de gestion d’imprimantes, vous devez lui attribuer un rôle système spécifique : Services d'impression et de numérisation. Ce rôle permet d’administrer les imprimantes réseau, les files d’attente, les pilotes et de centraliser l’impression dans votre infrastructure.

Étapes d'installation sur Windows Server 2019 / 2022 :

Lancez le Gestionnaire de serveur depuis le menu Démarrer ou via ServerManager.exe.
Cliquez sur Ajouter des rôles et fonctionnalités pour lancer l’assistant.
Sélectionnez l’option Installation basée sur un rôle ou une fonctionnalité, puis cliquez sur Suivant.
Choisissez le serveur cible (local ou distant dans le cas d'une infrastructure multi-serveurs).
Dans la liste des rôles, cochez Services d'impression et de numérisation de documents.
Ajoutez les services suivants selon vos besoins :
- Serveur d'impression : composant principal requis
- Client Internet Printing (facultatif) : utile pour une impression via HTTP ou depuis des postes distants non intégrés au domaine
Validez les fonctionnalités supplémentaires si demandées, puis poursuivez l’installation jusqu’à la fin de l’assistant.

Une fois le rôle installé, vous aurez accès à la console Gestion de l’impression (printmanagement.msc), l’outil central pour :

ajouter et supprimer des imprimantes,
gérer les pilotes, ports, files d’attente,
et configurer les droits d’accès et partages.

Conseil : dans un environnement avec plusieurs services actifs sur le serveur (Active Directory, DNS, DHCP…), surveillez les performances (CPU/RAM) si le volume d'impression est important. Il peut être pertinent de dédier un serveur au rôle d'impression dans les structures de taille moyenne à grande.

Ajouter et configurer les imprimantes réseau

Une fois le rôle de serveur d’impression installé, vous pouvez centraliser les imprimantes réseau dans la console Gestion de l’impression. Cette étape est essentielle pour garantir un déploiement propre, une gestion centralisée des droits et une configuration uniforme sur tous les postes clients.

Étapes pour ajouter une imprimante réseau :

Ouvrez la console Gestion de l'impression via printmanagement.msc ou depuis le menu Démarrer.
Accédez à Serveurs d’impression > [Nom_du_serveur] > Imprimantes.
Faites un clic droit dans le panneau central et sélectionnez Ajouter une imprimante.
Choisissez ajout manuel via adresse TCP/IP.
Saisissez l’adresse IP (ou DNS) de l’imprimante réseau, préalablement réservée dans le plan IP.
Sélectionnez ou installez le pilote adapté :
- Pilote universel PCL6 pour une compatibilité maximale
- Ou pilote spécifique du constructeur pour activer les fonctions avancées (tri, agrafage, formats personnalisés…)
Attribuez un nom explicite à l’imprimante, selon une convention interne (ex : HP-M402-Compta-RDC ou Brother-MFC-A3-Bureau5).

À ne pas négliger :

Définir les droits d’accès : contrôlez qui peut imprimer, gérer ou modifier les files d’attente (Lecture / Impression / Gestion complète).
Configurer les options par défaut :
- Impression recto/verso ou simple face
- Noir et blanc ou couleur par défaut
- Agrafage, tri, bac d’alimentation, etc.
Partager l’imprimante si elle doit être accessible depuis les postes utilisateurs (case à cocher dans les propriétés de l’imprimante).

Astuce : préparez une fiche de configuration imprimante pour chaque modèle (nom, IP, pilote, emplacement, usages autorisés). Cela facilite la maintenance, la reprise sur incident et le déploiement GPO.

Déploiement automatique des imprimantes via GPO

Dans un environnement Active Directory, il est inutile (et risqué) de procéder à l’installation manuelle d’imprimantes sur chaque poste utilisateur. Grâce aux stratégies de groupe (GPO), vous pouvez automatiser le mappage des imprimantes réseau à la connexion de chaque utilisateur, selon son service ou son site.

Étapes de configuration dans la console GPMC :

Ouvrez la console GPMC.msc (Gestion des stratégies de groupe) sur votre contrôleur de domaine ou via une console MMC distante.
Créez une nouvelle GPO (ou modifiez-en une existante) et liez-la à l’OU contenant les comptes utilisateurs concernés (ex : « Compta », « Agence-Lyon », etc.).
Dans la GPO : accédez à Configuration utilisateur > Préférences > Paramètres du Panneau de configuration > Imprimantes.
Ajoutez une nouvelle imprimante réseau :
- Type : Connexion
- Chemin UNC : \\\\NomDuServeur\\NomDeLImprimante (ex : \\\\SRV-PARIS\\HP-Bureau2)
- Définissez-la comme imprimante par défaut si nécessaire (case à cocher dans les propriétés de l’action).
Enregistrez la GPO et forcez son application avec gpupdate /force ou attendez la prochaine ouverture de session utilisateur.

Résultat :

À la prochaine connexion, l’imprimante spécifiée sera automatiquement mappée sur le poste de l’utilisateur, sans intervention manuelle. C’est la méthode recommandée pour un parc homogène, sécurisé et cohérent.

Bonnes pratiques :

Utilisez des groupes de sécurité pour filtrer les imprimantes selon les services ou les sites géographiques.
Documentez chaque GPO d’impression pour éviter les conflits et faciliter le support (ex : un GPO = un site / une fonction).
Testez les GPO sur un groupe pilote avant déploiement global.

Migration d’un ancien serveur d’impression

Lors d’un renouvellement d’infrastructure, il est fréquent de devoir migrer les rôles d’impression d’un ancien serveur (Windows Server 2012/2016) vers une version plus récente (2019/2022). Cette opération peut être réalisée de manière sécurisée et transparente grâce à l’outil Print Management, qui permet d’exporter et d’importer l’ensemble des imprimantes, pilotes, ports et files d’attente.

Étapes sur l’ancien serveur (source)

Ouvrez la console Print Management (printmanagement.msc).
Faites un clic droit sur le nom du serveur source dans l’arborescence.
Sélectionnez Exporter les imprimantes vers un fichier.
Enregistrez le fichier au format .printerExport dans un emplacement sécurisé.

Étapes sur le nouveau serveur (cible)

Lancez la même console Print Management sur le serveur Windows Server 2019 ou 2022.
Faites un clic droit sur le nouveau serveur dans la console.
Sélectionnez Importer des imprimantes à partir d’un fichier.
Choisissez le fichier .printerExport précédemment sauvegardé.
Suivez les instructions pour restaurer les :
- Ports TCP/IP
- Pilotes d’impression
- Files d’attente et noms d’imprimantes

À ne pas oublier après migration :

Mettre à jour les partages d’imprimantes si les noms de serveur ont changé.
Modifier les GPO d’impression pour pointer vers le nouveau serveur (via GPMC).
Vérifier les droits NTFS et les autorisations d’accès sur chaque imprimante.
Redémarrer le service Spooler si des conflits apparaissent lors de l’importation.

Conseil : prévoyez une phase de tests utilisateurs sur quelques postes pilotes avant de basculer l’ensemble de l’entreprise sur le nouveau serveur d’impression.

Créer un pool d’impression pour équilibrer la charge

Un pool d'impression permet d’assigner plusieurs imprimantes physiques identiques à une seule file logique visible pour l’utilisateur. Ce mécanisme permet de répartir automatiquement les travaux d’impression entre plusieurs périphériques selon leur disponibilité, sans action de l’utilisateur final.

Il s’agit d’une solution efficace pour les environnements à forte volumétrie d’impression (comptabilité, logistique, ressources humaines) ou pour garantir une continuité de service même si une imprimante est temporairement hors ligne.

Étapes pour activer un pool d’imprimantes :

Dans la console Gestion de l’impression, faites un clic droit sur l’imprimante principale et sélectionnez Propriétés.
Rendez-vous dans l’onglet Ports.
Cochez la case Activer le pool d’imprimantes.
Sélectionnez les ports TCP/IP des autres imprimantes physiques identiques connectées au réseau.
Validez les modifications en cliquant sur OK.

Fonctionnement du pool :

Lorsque l’utilisateur envoie un document vers l’imprimante logique, le serveur analyse les imprimantes physiques du pool.
Si l’imprimante principale est occupée ou indisponible, le travail est automatiquement redirigé vers la suivante disponible.
Les utilisateurs n’ont aucune manipulation à faire : la file d’impression reste la même, quel que soit l’appareil physique utilisé.

Conditions de réussite :

Les imprimantes physiques doivent être du même modèle ou disposer du même pilote d’impression pour éviter les erreurs de rendu.
Utilisez des noms de ports clairs (ex : IP-192.168.1.101 / IP-192.168.1.102) pour faciliter la maintenance.

Surveillance, maintenance et dépannage

Une fois le serveur d'impression en place, sa stabilité et sa performance doivent être assurées dans le temps. Cela passe par une surveillance proactive des ressources, une maintenance régulière et la capacité à réagir rapidement en cas d’erreur. Voici les éléments clés à monitorer pour éviter les interruptions de service.

À surveiller en continu

Utilisation CPU/RAM du serveur : une charge excessive peut ralentir les traitements d’impression, surtout en cas de gros volumes ou d’impressions simultanées.
Files d’attente bloquées : surveillez les documents « fantômes » ou en échec dans les files, susceptibles de bloquer les impressions suivantes.
État des services critiques :
- Spooler d'impression (Print Spooler)
- RPC (Remote Procedure Call)
- Service Serveur (Server service)
Un service arrêté ou instable peut paralyser toute l’infrastructure d'impression.

Outils utiles pour l’administration

Event Viewer : pour consulter les journaux d’erreurs liés à l’impression (source : PrintService) et identifier rapidement la cause d’un échec.
PrintBRM (Print Backup and Restore Manager) : outil intégré pour effectuer des backups réguliers de la configuration d’impression (pilotes, ports, files, partages).
PowerShell : utilisez des scripts pour automatiser la création, suppression ou lister des imprimantes à grande échelle :
- Get-Printer
- Remove-Printer
- Add-PrinterPort + Add-Printer

Problèmes fréquents à anticiper

Lenteur réseau = lenteur d’impression : vérifiez la qualité de service (QoS), les paramètres DNS, les VLAN ou les pics de latence sur les segments entre le serveur et les imprimantes.
Pilotes non certifiés : l’utilisation de pilotes génériques ou non adaptés peut provoquer des crashs du spooler. Privilégiez toujours les pilotes certifiés WHQL.
Problèmes de droits : un mauvais paramétrage des autorisations NTFS ou de partage peut générer l’erreur « accès refusé » lors de l’impression ou de l’ajout d’une imprimante partagée.

Conseil : planifiez un redémarrage régulier du service Spooler en heures creuses, notamment sur les serveurs à forte charge, afin d’éviter les saturations progressives de la mémoire.

Cas d’usage : serveur d'impression en environnement multisite ou cloud

Les architectures d'impression évoluent avec la transformation des infrastructures informatiques. Qu’il s’agisse d’un réseau d’agences distantes, d’un environnement cloud hybride ou d’une petite structure sans Active Directory, il existe des solutions d'impression adaptées à chaque configuration. Voici les approches recommandées selon le contexte de déploiement.

1. Environnement multisite (réseau étendu ou agences distantes)

BranchCache : optimise la bande passante en mettant en cache les fichiers d'impression les plus utilisés localement dans chaque site distant. Réduction des temps d’attente et décharge du WAN.
Print Server Proxy : installez un serveur relais dans chaque site distant qui fait le lien entre les imprimantes locales et le serveur principal. Cela limite la latence et les interruptions en cas de coupure VPN.
GPO multisites : configurez des GPO spécifiques par site ou par OU pour déployer les imprimantes locales uniquement aux utilisateurs concernés.

2. Environnement cloud ou hybride (Azure AD + Intune)

Universal Print (Microsoft 365) : solution cloud-native proposée par Microsoft, idéale pour les postes Windows 10/11 inscrits à Azure AD. Elle permet de gérer les imprimantes sans serveur local, tout en conservant la gestion centralisée via le portail Microsoft 365.
Support de l’impression sécurisée, de l’authentification utilisateur et du suivi des impressions.
Compatible avec les imprimantes récentes ou via un connecteur Universal Print installé sur un serveur existant.

3. Petites structures sans Active Directory

PaperCut Hive / NG : solution SaaS de gestion et de contrôle des impressions, idéale pour les TPE/PME. Elle permet d’imposer des règles (recto, quota, sécurité), tout en offrant une interface simple et accessible.
Ezeep Cloud Print : service cloud permettant d’imprimer depuis n’importe quel appareil vers une imprimante réseau, sans VPN ni serveur dédié.
Google Cloud Print (obsolète mais conceptuellement utile) : cette technologie permettait d’associer des imprimantes au cloud pour imprimer depuis Chrome OS ou à distance. Des alternatives comme ThinPrint Cloud Printer reprennent ce modèle.

Conseil stratégique : si votre entreprise est en cours de transition vers un environnement cloud ou hybride, Universal Print s’impose comme une solution robuste et évolutive, réduisant la dépendance au matériel serveur traditionnel.

FAQ – Réponses aux questions fréquentes

Comment faire la configuration d’un serveur d’impression ?

Installer le rôle Print Server, ajouter des imprimantes réseau, configurer les pilotes et publier les partages.

Comment migrer un serveur d’impression ?

Utilisez PrintBRM ou la console Print Management pour exporter/importer les files, ports et pilotes.

Comment configurer les paramètres d'impression ?

Accédez aux propriétés de l’imprimante > définir les options (recto, agrafage, couleur, etc.)

Comment créer un pool d'impression ?

Dans les propriétés > Ports > Activer le pool > sélectionner plusieurs ports pour répartir les jobs.

Peut-on gérer plusieurs sites à partir d’un serveur unique ?

Oui, via GPO multi-sites, ou des services comme Universal Print, ou un Print Proxy local.

Liens utiles

Conclusion

Configurer un serveur d'impression en entreprise est une étape stratégique pour réduire les pertes de temps, automatiser la gestion des imprimantes et améliorer la sécurité des données. Avec une configuration robuste, bien documentée et centralisée, votre parc bureautique devient un atout plutôt qu’un fardeau.

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