Économisez sur les coûts d'impression avec un photocopieur en location

Comment choisir le bon photocopieur en location pour votre entreprise ?

Dans un contexte où chaque euro compte, le choix d’un photocopieur en location adapté à votre entreprise peut faire toute la différence. Bien plus qu’un simple outil de reproduction, le photocopieur est un maillon essentiel de la productivité quotidienne — qu’il s’agisse d’impressions administratives, de rapports clients ou de supports marketing comme des flyers, brochures ou livres internes.

Opter pour la location d’un photocopieur permet de :

• Réduire vos coûts d’investissement

• Maîtriser vos dépenses d’impression (toner, maintenance, consommables)

• Profiter de technologies récentes sans immobiliser de capital

• Adapter facilement votre parc d’équipements selon votre croissance

Dans ce guide, nous passons en revue les critères clés pour choisir un photocopieur en location : volume d’impression, fonctionnalités, type de documents imprimés, coûts de maintenance, et modalités contractuelles. Objectif : vous aider à prendre une décision rentable, sans mauvaises surprises.

Pourquoi opter pour la location d’un photocopieur plutôt que l’achat ?

Avant même de choisir le bon modèle, il est essentiel de comprendre pourquoi la location d’un photocopieur est souvent plus avantageuse que l’achat, notamment pour les PME, les startups ou les entreprises en croissance.

Réduction des coûts initiaux

L’achat d’un photocopieur professionnel représente un investissement important. En choisissant la location, vous évitez ce coût d’acquisition élevé. Les paiements sont mensualisés, facilitant la gestion de la trésorerie et offrant une maîtrise budgétaire dès le départ.

Accès aux dernières technologies

Les contrats de location intègrent souvent des options de mise à jour ou de renouvellement de matériel. Résultat : vous profitez régulièrement de modèles plus récents, plus rapides, plus économiques en encre et plus compatibles avec les outils cloud ou mobiles.

Maintenance incluse = zéro imprévu

La majorité des offres de location intègrent l’entretien, les dépannages et les pièces détachées. Cela vous libère des contraintes techniques et vous assure un taux de disponibilité optimal sans frais cachés.

Une solution évolutive

Votre volume d’impression augmente ? Vous changez de locaux ? Vous passez en télétravail partiel ? La location vous permet de faire évoluer votre contrat en fonction de vos besoins, sans devoir revendre ou immobiliser un capital supplémentaire.

Des coûts d’impression maîtrisés

Grâce aux contrats à coût par page, vous connaissez à l’avance le coût réel de vos impressions, ce qui facilite la planification financière. Vous pouvez également fixer des quotas par service ou suivre votre consommation via des outils de suivi intégrés.

Comprendre le coût réel d’une impression : noir et blanc vs couleur

L’un des grands avantages de la location de photocopieur professionnel, c’est la visibilité précise sur vos coûts d’impression. En fonction de la technologie de la machine, du contrat et du type de document, le coût à la page peut varier de manière significative. Voici ce qu’il faut savoir :

Noir et blanc : la solution la plus économique

Les impressions A4 en noir et blanc sont les moins onéreuses. En moyenne, selon le contrat de location et le modèle :

• Prix moyen par page A4 N&B : entre 0,005€ et 0,015€

• Utilisation idéale : documents internes, courriers, rapports sans graphisme

Couleur : un investissement à optimiser

Les impressions en couleur utilisent plusieurs toners, ce qui explique leur coût supérieur :

• Prix moyen par page A4 couleur : entre 0,05€ et 0,20€

• Utilisation idéale : présentations clients, supports marketing, flyers

Astuce : privilégiez le noir et blanc pour les impressions internes et réservez la couleur pour les documents à valeur ajoutée externe.

Coût par type de document : ce qu’il faut anticiper

Impression de livres, rapports, manuels

• Spécificité : impression recto-verso, pagination importante

• Coût estimé : dépend du nombre de pages, du taux de couverture d’encre (textes vs images), et de la reliure éventuelle

• Optimisation : privilégier les réglages "brouillon" pour les versions de relecture

Impression de flyers, brochures, magazines

• Spécificité : taux de couverture couleur élevé, papier épais ou couché

• Coût estimé : souvent supérieur à 0,15€ à 0,30€ par page selon la finition

• Conseil : vérifiez si votre contrat de location inclut des options pour supports marketing (haute résolution, grammages spéciaux)

Calculer le coût d’une impression : 2D ou 3D, une approche stratégique

Comprendre le coût d’une impression classique (2D)

Lorsqu'on parle du coût d’une impression papier, plusieurs éléments doivent être pris en compte pour obtenir un calcul réaliste et exploitable. Le coût total ne se limite pas au prix de la feuille ou à celui de la cartouche d’encre. Il englobe :

• Le coût du papier, qui varie selon le grammage, le format (A4, A3…) et la qualité. En moyenne, une feuille standard A4 coûte entre 0,003 € et 0,02 €.

• Le coût du toner ou de l’encre, qui dépend fortement du type d’impression :

  • En noir et blanc, une page coûte entre 0,005 € et 0,015 €.

  • En couleur, ce prix peut s’élever à 0,05 € voire 0,20 € par page, selon l’imprimante et les cartouches utilisées.

• Le coût d’entretien et de maintenance, notamment si l’entreprise gère elle-même son parc d’imprimantes. Les contrats de location intègrent généralement ce coût.

• L’amortissement du matériel, à prendre en compte si le photocopieur a été acheté. Ce coût est calculé sur la durée de vie estimée de l’appareil, souvent entre 3 et 5 ans.

En résumé, le coût réel d’une impression est une somme de coûts directs (papier, encre) et indirects (maintenance, amortissement). La location permet de lisser ces dépenses sur plusieurs mois et de bénéficier de machines régulièrement entretenues.

Calculer le coût d’une impression 3D

Les impressions 3D représentent une toute autre approche. Le coût d’une pièce imprimée en 3D dépend de plusieurs variables spécifiques :

• Le type de filament utilisé : PLA, ABS, PETG, résine ou autres matériaux techniques, chacun ayant un prix au kilo différent (entre 20 € et 100 €/kg).

• Le poids du modèle imprimé, exprimé en grammes. Une pièce de 100 grammes en PLA à 25 €/kg coûtera 2,50 € en matière première.

• La durée d’impression, qui influence la consommation électrique. Plus le modèle est complexe ou volumineux, plus l’imprimante tournera longtemps.

• L’usure et la maintenance de la machine, qui doivent être intégrés au calcul.

• La finition, comme le post-traitement (ponçage, peinture, durcissement UV pour les résines) peut également faire grimper les coûts.

En moyenne, le coût d’une impression 3D simple se situe entre 1 € et 10 € par pièce, mais peut être bien plus élevé selon les exigences du projet.

Comment réduire les coûts d’impression en entreprise ?

Voici quelques stratégies efficaces à mettre en place pour optimiser les coûts :

• Activer l’impression recto-verso automatique afin de diviser par deux la consommation de papier.

• Utiliser les modes “brouillon” ou “éco” pour les documents internes, ce qui réduit la quantité d’encre utilisée.

• Limiter les impressions couleur aux documents réellement nécessaires.

• Suivre les impressions par utilisateur ou service via un logiciel de gestion ou une solution MPS (Managed Print Services), afin d’éviter les abus.

• Installer des polices économes en encre comme Ryman Eco ou EcoFont.

• Sensibiliser les équipes à une utilisation raisonnée des ressources d’impression.

Quel est le coût d’une impression ?

Le coût d’une impression papier peut être estimé en combinant :

• Le prix du papier par page

• Le coût de l’encre ou du toner par page

• La maintenance, répartie sur le volume mensuel

• L’amortissement de l’équipement (si achat)

• Les frais éventuels de logiciels ou services liés

Il est conseillé de demander à votre prestataire de location un calcul personnalisé selon vos volumes mensuels et vos usages spécifiques (textes, graphiques, flyers, rapports, etc.).

Formule générale du coût de production :

Coût de production = Coûts fixes + Coûts variables

Coûts fixes

Ce sont les charges indépendantes du volume de production. Dans le cas d’une imprimante en entreprise, cela inclut :

• 💼 Location mensuelle de l’équipement

• 🔧 Contrats de maintenance

• 💡 Amortissement (si achat)

• 🏢 Frais d’installation / formation

Coûts variables

Ces coûts dépendent directement du volume d’utilisation :

• 🧃 Consommables : toner, cartouches, papier

• ⚡ Électricité : usage journalier

• 🛠️ Réparations ponctuelles non incluses dans le contrat

• 📄 Volume d’impression : pages imprimées (noir & blanc vs couleur)

Exemple de calcul simplifié :

Imaginons une PME louant une imprimante pro avec les éléments suivants :

• Location mensuelle : 60 €

• Maintenance incluse

• Toner + papier : 0,05 €/page

• Volume mensuel : 3 000 pages

Coût fixe mensuel : 60 €
Coût variable mensuel : 3 000 pages × 0,05 € = 150 €

Coût de production total = 60 € + 150 € = 210 € / mois

Coût de production unitaire = 210 € ÷ 3 000 pages = 0,07 € par page

Pourquoi ce calcul est stratégique ?

• Pour déterminer la rentabilité d’une imprimante ou d’un contrat de location

• Pour comparer plusieurs prestataires ou équipements

• Pour fixer un prix de revente ou de facturation interne (dans les cabinets ou agences)

• Pour prévoir son budget mensuel ou annuel de production documentaire

Étude de cas : Réduction des coûts d’impression grâce à la location

Prenons l’exemple de l’entreprise ABC Industries, une PME spécialisée dans la fabrication industrielle. Initialement, leur parc d’imprimantes en propriété générait un coût moyen de 0,10 € par page, en grande partie à cause de consommables onéreux, d’un matériel vieillissant et de l’absence de contrôle sur les impressions internes.

Après un audit interne, ABC Industries a opté pour la location de photocopieurs multifonctions laser dotés de fonctionnalités avancées (authentification des utilisateurs, impressions recto-verso automatiques, suivi par service). Résultat :

• Coût par page réduit à 0,04 €

• Économie annuelle supérieure à 20 % sur leur budget impression

• Baisse significative du gaspillage papier et encre

• Maintenance externalisée = moins de temps perdu à gérer les pannes

Conclusion : La location, un levier d’optimisation stratégique

Choisir un photocopieur en location, c’est bien plus qu’une solution technique : c’est un véritable levier de performance économique. En réduisant les coûts d’impression à la source et en bénéficiant de services associés (maintenance, renouvellement technologique, optimisation logicielle), vous offrez à votre entreprise une maîtrise budgétaire durable et un gain d’efficacité opérationnelle.

Conseil d’expert : n’attendez pas que vos équipements deviennent obsolètes pour changer de stratégie. Faites un audit de vos impressions actuelles et évaluez le coût par page réel. Vous pourriez être surpris par les économies potentielles.

FAQ – Réduire les coûts d'impression et choisir un photocopieur en location

Comment réduire efficacement ses coûts d’impression ?
Pour optimiser vos dépenses liées à l’impression, commencez par activer le mode recto-verso par défaut afin de réduire la consommation de papier. Ensuite, paramétrez l’imprimante en mode économie d’encre ou brouillon pour les documents internes. Enfin, mettez en place un logiciel de gestion d’impression afin de suivre précisément les usages, limiter les impressions abusives et responsabiliser les équipes.

Comment calculer le coût par impression ?
Le calcul du coût par impression est simple mais essentiel. Il faut additionner :

• le prix du papier,

• le coût du toner ou des cartouches,

• et les frais d’entretien ou de maintenance,
  puis diviser le total par le nombre de pages imprimées. Ce calcul vous permet de comparer différentes solutions d’impression ou d’évaluer la rentabilité d’un contrat de location.

Quel est le coût moyen d’une impression ?
En moyenne, une impression noir et blanc A4 coûte entre 0,005 € et 0,015 €. Une impression couleur A4, quant à elle, se situe entre 0,05 € et 0,20 €, selon la machine et le type de toner utilisé. Les impressions graphiques (flyers, brochures) coûtent plus cher, car elles nécessitent plus d’encre et une qualité supérieure.

Comment calculer le coût de production en économie d’entreprise ?
En économie, le coût de production inclut tous les frais liés à l’usage d’un équipement : achat ou location, maintenance, consommables et temps de gestion. Pour évaluer la pertinence d’un photocopieur, il faut comparer le coût total d’utilisation à la productivité générée, en tenant compte des économies réalisées grâce à une gestion plus efficiente (réduction du gaspillage, gains de temps, fiabilité accrue).

Comment bien choisir un photocopieur en location ?
Pour choisir le bon photocopieur en location, identifiez d’abord vos besoins en termes de volume mensuel d’impression, de fonctionnalités (numérisation, recto-verso, couleurs) et de connectivité (réseau, mobile, cloud). Privilégiez les contrats incluant maintenance, dépannage, consommables et renouvellement technologique. Un bon fournisseur vous aidera à maîtriser vos coûts d’impression tout en maximisant l’efficacité de votre parc bureautique.